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Comment gérer les assemblées générales en tant que syndic bénévole ?

Étant donné que la présence d’un syndic est obligatoire au sein d’une copropriété, de plus en plus de copropriétaires optent pour le syndic bénévole. Ce choix s’explique par les différents avantages qu’il offre par rapport aux autres modèles de syndic.

La principale raison qui incite les propriétaires à se tourner vers le syndic bénévole est d’ordre financier. À noter que ses missions sont pratiquement les mêmes que celles des autres types de syndics. Ci-après, découvrons plus en détail la gestion des assemblées générales par le syndic bénévole.

La convocation de l’assemblée générale

Cette opération fait partie des missions que le syndic bénévole doit accomplir. Il faut savoir qu’il doit convoquer une assemblée générale des copropriétaires au moins une fois par an. Le choix de la date de la tenue de cette réunion annuelle est fait d’un commun accord avec le syndicat des copropriétaires.

Il doit ensuite convoquer tous les copropriétaires à cette assemblée. Pour ce faire il doit envoyer à chaque personne qui détient un lot dans l’immeuble une lettre recommandée avec accusé de réception. L’invitation doit être transmise à tous les intéressés un à deux mois de la date fixée. Le syndic bénévole est tenu de mention dans la convocation de plusieurs informations. Il en est ainsi notamment de :

  • La date de tenue de la réunion
  • Le lieu
  • L’ordre du jour
  • Le nombre de copropriétaires conviés à l’assemblée.
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conduite de la réunion

La conduite de la réunion

Lorsque la date pour la tenue de l’assemblée générale arrive à échéance, le syndic bénévole doit s’assurer du bon déroulement de la réunion. En premier lieu, il doit déclarer l’ouverture de l’assemblée générale des copropriétaires. Par la suite, il procède à la lecture de l’ordre du jour.

En règle générale, le syndic bénévole doit communiquer aux copropriétaires un bilan de l’exercice de l’année passée. Il doit ainsi faire état des travaux réalisés et des dépenses occasionnées avec un compte rendu détaillé des comptes.

En outre, il est tenu de soumettre à l’approbation des copropriétaires l’ordre du jour qu’il a établi. Celui-ci contient, rappelons-le, l’ensemble des propositions de résolutions qu’elles émanent du syndic bénévole lui-même ou de certains copropriétaires.

C’est notamment le cas pour les décisions importantes qui engagent la copropriété ou le syndicat des copropriétaires. Parmi les points qui nécessitent le vote des copropriétaires, il y a entre autres le budget prévisionnel.

Il convient de préciser que, quel que soit l’objet du vote, il doit obtenir la majorité absolue des voix présentes et représentées. Si le quota requis n’est pas atteint lors d’un premier vote, un deuxième peut être organisé par le syndic bénévole. Dans ce cas, une majorité simple, c’est-à-dire 2/ 3 des voix suffisent pour adopter la résolution.

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À noter que le syndic bénévole assure également le rôle de secrétaire lors de l’assemblée générale. Il doit ainsi établir un procès-verbal de la réunion. Une copie de celui-ci doit être envoyée par lettre recommandée à tous les copropriétaires.